مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) از مهمترین اصول کسب و کاری می باشد که می تواند موفقیت پروژه را تا حد زیادی بهبود ببخشد. BPM مخفف عبارت Business process management شامل مجموع فعالیت هایی می باشد که توسط یک گروه برای دستیابی به اهداف پروژه و سازمان انجام می شوند. اگر به درستی نتوانید فرآِیند ها در سازمان را مدیریت نمایید انجام امور سازمان و پروژه دچار مشکل شده و اهداف سر موعد محقق نخواهند شد. در این مقاله آروین بنیان به بررسی مبحث مدیریت فرآِند کسب و کار (BPM) می پردازد.

فرآیند چیست؟

فرآیند مجموع فعالیت ها و رخداد هایی می باشند که دارای ورودی و خروجی مشخص می باشد. تعریف فرآیند در کسب و کار به مجموع های از اعمال ساختار یافته و مرتبط ایجاد کننده یک خدمت یا محصول گفته می شود. فرآیند های مختلفی می توان در یک مجموعه تعریف نمود مانند فرآیند تولید محتوا، فرآیند طراحی محصول جدید، فرآیند ثبت نام در سایت، فرآیند صدور فاکتور و ....

مفهوم BPM و عناصر تشکیل دهنده آن

BPM مخفف عبارت Business process management شامل مجموع فعالیت هایی می باشد که توسط یک گروه برای دستیابی به اهداف پروژه و سازمان انجام می شوند. شما با استفاده از BPM می توانید فرآیند های کسب و کارتان را تحلیل نموده و آنها را بهبود دهید. این فرآیند تکرارپذیر می باشد که شامل مراحل زیر است

طراحی فرآیند:

در این بخش فرآیند موجود تجزیه و تحلیل شده و تعیین می شود که چه بخشی نیاز به بهبود دارد. این مرحله مربوط به شناسایی و تعریف فرآیند ها می باشد که شامل تعریف مراحل کار، استاندارد ها، هشدار ها، میزان سرعت مطلوب هر فرآیند، مشخص نمودن سطح خدمات، تعریف شاخص های کلیدی و ..... می باشد.

مدل سازی فرآیند:

مدل سازی فرآیند به این معنی می باشد که باید تمام افراد درگیر در پروژه به صورت بصری از فرآیند ها مطلع شده و به درک، مفهوم و نگاه مشخص از پروژه دسترسی داشته باشند. جهت مدل سازی فرآیند ها استاندارد های مختلف وجود دارد که شما می توانید از BPMN استفاده نمایید چرا که این زبان مدل سازی بسیار جامع و کامل می باشد و شما می توانید بیشترین فرآیند ها را مدل نمایید.

اجرا کردن فرآیند:

بعد از مرحله مدل سازی نوبت به اجرا می رسد تا مدل سازی نهایی از فرآیند در سازمان عملیاتی و اجرا شود. ابتدا می توانید این فرآیند را در ابعاد کوچک تست نمایید و در صورت نتیجه مطلوب در تمام ابعاد سازمان اجرا شود. ابتدا باید مدیر هر فرآیند تعیین شود که این شخص پاسخگوی نهایی نتیاج فرآیند ها می باشد. سپس مسئول هر بخش از فرآیند باید تعیین شود و نحوه اجرا صحیح فرآیند ها به مسئولین فرآیند آموزش داده شود. در نهایت فرآیند ها  اجرا و سازماندهی شوند.

کنترل فرآیند:

در این بخش مدیر سازمان یا مالکان فرآیند، فرآیند را بررسی می نمایند تا مشخص شود کدام بخش ها قابلیت بهبود داشته و کدام بخش ها نیاز به تغییر دارند. کنترل فرآیند بر اساس معیار ها و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) که در مرحله طراحی فرآیند مشخص شده است، بررسی می شوند.

بهینه سازی فرآیند:

طبق تحلیلی که در مرحله کنترل فرآیند انجام شده است در این بخش تغییرات مورد نیاز جهت رفع اشکال و بهبود فرآیند مشخص می شود. در این بخش باید طراح فرآیند چرخه مدیریت فرآیند را مجددا شروع نماید.

bpms چیست؟

Bpms نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد که با استفاده از آن می توانید فرآیند های روزانه را ارزیابی نمایید تا چالش ها را شناسایی و رفع نمایید. در ادامه این امر موجب کاهش هزینه های سازمان و کاهش روند های تکراری می شود. Bpms جهت پیگیری، اجرا و خودکار سازی برخی از عناصر فرآیند ها نقش مهمی دارد. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ها مانع از اتلاف وقت در سازمان شده و سبب می شود تسلط و تمرکز بیشتری برای تعیین و اجرای فرآیند ها داشته باشید.

کاربرد مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM) در سازمان ها

دپارتمان منابع انسانی (HR):

در بسیاری از سازمان ها فرآیند های منابع انسانی پیچیده و نامنظم می باشد که برخی از سازمان ها با استفاده از فرم ها و اخذ تائیدیه برای بسیاری از امور سعی در مدیریت و کاهش این بی نظمی ها می باشند. در این بخش مدیریت فرآیند ها می تواند نقش اساسی در سازمان ایفا نموده و در کنار کاهش بی نظمی ها، امور مربوط به تائیدیه و فرم های کاغذی را حذف نماید. شما می توانید با استفاد از نرم افزار مدیریت فرآیند مناسب بسیاری از امور را مکانیزه و سیستماتیک نمایید.

واحد فروش:

یکی دیگر از چالش های اساسی در هر کسب و کاری ارائه فاکتورهای درخواستی واحد فروش می باشد که مدیریت فرآیند می تواند با سیستماتیک نمودن مراحل صدور و ارسال فاکتور و دریافت تائیدیه منجر به صرفه جویی کارمندان سازمان شود.

واحد مالی:

واحد مالی روزانه حجم زیادی از اسناد مختلف را دریافت می نمایند که در این مورد BPM سبب می شود تا بخش مالی سریع تر درخواست ها را پردازش نماید.

واحد لجستیک و حمل و نقل:

واحد لجستیک یکی از بخش های پیچیده در هر سازمانی می باشد که روزانه با هزاران نفر سر  کار خواهید داشت. با استفاده از BPM می توانید فرآیند های روتین و روزانه را با ساده سازی فرآیند بهینه نمایید.

چرا سازمان ها از bpm استفاده می کنند؟

کسب و کار ها و سازمان ها چالش های مختلفی در هر مرحله از کسب و کار خود را تجربه می نمایند. عملیات ضروری که باید انجام شوند اگر از قبل طرح ریزی نشوند تمام امور به شکلی هزینه بر و سلیقه ای پیش می رود. استفاده از bpm بسیاری از این مشکلات را رفع می نماید که در این بخش به برخی از آن ها اشاره می نماییم:

• بررسی و پیگیری فرآیند های کاغذی و دستی پیچیده و زمانبر می باشد.
• بررسی داده ها زمان زیادی می طلبد.
• عدم مشاهده و اطلاع از فعالیت کلیه افراد و محدود بودن پروسه تائید.
• زمانبر بودن پروسه تائید
• هزینه های بالای مدیریت و جمع آوری فایل های کاغذی
• نامنظمی در پروسه تائید امور
• عدم دسترسی به فایل ها و اسناد در لحظه

10 گام تا استقرار bpms در سازمان

زمانی که شما از سیستم مدیریت فرآیند ها استفاده می نمایید باید یک سری مراحل را انجام دهید تا به نتیجه مطلوب در سازمان برسید. مراحلی که باید جهت رعایت موارد اولیه و اصولی در استقرار مناسب bpm رعایت شوند:

• انتخاب بستر و پلتفرم مناسب  bpms

• بررسی و انتخاب فرآیند مد نظر

• تعیین نمودن تصمیم ساز و رأس هرم آن فرآیند

• تعیین معیار ها و نقاط بحرانی

• طراحی و ترسیم نمودن گردش کار مورد نظر

• نقش دادن به تمام افراد تیم که شامل ذینفعان، مدیران و پرسنل می باشند

• راه اندازی آزمایشی سیستم و جریان کاری

• تست سادگی در ادغام و یکپارچه سازی

• آموزش کارکنان و تمرین با آنها

• اندازه گیری پارامتر ها، ارزیابی نهایی و بهینه سازی

مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار

تمامی فرآیند ها در سازمان باید بطور مداوم مدیریت شوند تا به نتیجه دلخواه برسید. در این بخش به مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار می پردازیم:

• درک بهتر فرآیند هایی که در سازمان رخ می دهد

• کاهش خطای انسانی

• تجزیه و تحلیل بهتر فرآیند ها و استراتژی کسب و کار

• تأثیر بهتر بر نتایج کسب و کارتان

• تطبیق فرآیند کسب و کار با روند ها و نیاز های بازار

• بهبود مستمر فرآیند ها و استراتژی کسب و کار تا کسب نتیجه مطلوب

• کاهش ضایعات، خطاها، صرفه جویی در زمان، ارتقا محصولات و خدمات

• افزایش کارای نیروی انسانی

• افزایش کارایی و شفافیت

انواع BPM

جهت مدیریت فرآیند کسب و کار شما می توانید از سه روش زیر استفاده نمایید:

• سیستم محور

مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم محور بر فرآیند ها متمرکز بوده و تمام امور با سیستم یکپارچه کسب و کار و بدون دخالت انسان کار می کند. برای مثال مدیریت ارتباط با مشتریان جزو مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم محور می باشد.

• انسان محور

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می تواند به صورت انسان محور باشد یعنی تمرکز بر فرآیند هایی که افراد مدیریت می کنند. در این حالت مدیریت فرآیند برای ارتباط های انسانی استفاده می شود مانند رابط کاربری خوب.

• سند محور

در حالت از مدیریت فرآیند بیشتر بر روی اسناد، قالب بندی، امضا و تائید قرارداد ها متمرکز می شوند.

قدرت مدیریت فرآیند های کسب و کار

امروزه از مهمترین چالش ها در سازمان ها سیستماتیک نمودن امور، استفاده بهینه از منابع می باشد. استفاده از تکنولوژی های مختلف در کسب و کار جهت تحقق اهداف سازمان امری بسیار مهم در کسب و کارهای امروزی می باشد. ثبت تمامی امور در سازمان کمک شایانی به مدیریت کسب و کار و بهینه تر نمودن امور می نماید اما توجه داشته باشید این کافی نیست و شما حتما باید فرآیند هایی را در هر بخش تعریف نمایید و هر فرآیند را اندازه گیری، اجرا و بهبود ببخشید.

آینده مدیریت فرآیند کسب و کار

همه مشاغل در آینده نزدیک، به BPM نیاز دارند که این امر فارغ از اندازه کسب و کار، درآمد و تعداد کارمندان می باشد. قابل پیش بینی است که نرم افزار BPMS بستر اصلی برای اجرای فرآیند ها در کسب و کار ها خواهد بود چرا که با استفاده از آن خواهید توانست اموری همچون تجزیه و تحلیل فرآیند ها، مدیریت محتوا، بهبود تجربه مشتری، بهبود عملکرد کلی سازمان و تجربه منابع انسانی را ارتقا دهید.