امروزه نرم افزار های مدیریت و برنامه ریزی جهت مدیریت امور روزانه و برنامه ریزی وجود دارند. فرقی نمی کند برای کسب و کارتان در هر ابعادی از این نرم افزار ها استفاده نمایید یا مدیریت امور روزانه. بسیاری از انواع نرم افزار ها برای مدیریت امور وجود دارند که ERP یکی از انواع آن ها می باشد. ERP نرم افزاری است سازمانی که برای برنامه ریزی منابع سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. هر چه سازمان ها ابعاد بزرگتری داشته باشند مدیریت آن ها دشوار تر خواهد بود. به همین دلیل استفاده از نرم افزار ERP اهمیت پیدا می کند. در ادامه آروین بنیان به بررسی نرم افزار ERP و کاربرد های آن می پردازد.

نرم افزار ERP

نرم افزار ERP مخفف عبارت (Enterprise Resource Planning) می باشد که یک نرم افزار مدیریت منابع سازمانی می باشد که تمام فرآیند های سازمان را کنترل می نماید. این نرم افزار قابلیت کنترل نمودن تمام فرآیند ها در سازمان از جمله منابع انسانی، زنجیره تامین، خدمات و تدارکات، امور مالی و .... را دارد. کنترل نمودن تمامی این فرآیند ها بصورت همزمان کار بسیار دشواری می باشد که بهتر است از نرم افزار ERP استفاده شود. در واقع ERP مدیریت تمام فرآیند های سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه.

انواع ERP

این نوع نرم افزار دارای یک هاست ابری می باشد که در اینترنت ارائه می گردد که جهت استفاده از آن باید اشتراک خریداری نمایید. این نوع ERP از محبوبیت زیادی برخوردار می باشد چرا که چابکی بیشتر، هزینه کمتر، یکپارچه سازی آسان و امنیت بیشتر برای کاربران فراهم می نماید. همچنین این نوع ERP مرتب به روز رسانی شده و اشکالات آن رفع می گردد.

• نرم افزار ERP داخلی یا On-premise

 نرم افزارERP داخلی در واقع نوع سنتی از این نرم افزار می باشد که در مرکز داده نصب می شود که در این نوع نرم افزار مسئولیت امنیت و نگهداری و ارتقا آن بر عهده خودتان خواهد بود که به مرور زمان محبوبیت این نوع سیستم کاهش یافت.

• نرم افزار ERP ترکیبی

این نوع ERP ترکیبی از دو نوع نرم افزار داخلی و ابری می باشد. در این نوع نرم افزار برخی داده ها و اپلیکیشن ها در سیستم ابری و برخی دیگر در سیستم داخلی نگهداری می شوند. این نوع سیستم ها انعطاف پذیری بالا دارند که قابلیت پاسخگویی به نیازهای مختلف را دارند.

• نرم افزار ERP منبع باز (Open-source ERP)

در استفاده از این نوع ERP شما می توانید به صورت رایگان نرم افزار خود را دانلود نمایید و اگر بخواهید به سیستم ابری متصل شوید باید مبلغی را بصورت اشتراک سالانه بپردازید. ERP منبع باز جایگزین ارزان و گاها رایگان می باشد که برای بسیاری از شرکت ها مناسب می باشد.

نحوه عملکرد نرم افزار ERP

سیستم های ERP از چند ماژول تشکیل شده اند که در مهندسی نرم افزار به هر واحد نرم افزاری ماژول گفته می شود. هر نرم افزار ERP از چند واحد مجزا تشکیل شده است که هر یک از ماژول ها یکی از بخش های کسب و کار را مدیریت و کنترل می کنند. سپس داده های مربوط به تمام بخش ها با یکدیگر به اشتراک گذاشته می شود.

مزایای استفاده از نرم افزار ERP چیست؟

استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی مزایای بسیاری برای سازمان ها دارد از جمله افزایش کارایی و بهبود عملکرد کلی سازمان، بهبود مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت بهتر امور مالی از دیگر مزایا این نرم افزار است. در ادامه به بررسی کامل مزایای نرم افزار ERP خواهیم پرداخت:

• کاهش هزینه های سربار نرم افزار

اگر از نرم افزار ERP مناسب استفاده نمایید می توانید ابزار های خود را در یک سیستم ادغام نمایید. سازمان ها بجای استفاده از ابزار های مختلف برای بخش هایی مثل حمل و نقل، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین و .... از یک نرم افزار جامع استفاده نموده و هزینه ها را به صورت قابل توجهی کاهش می دهند.

• افزایش ارتباطات

زمانی که داده های تمام بخش های سازمان در یک سیستم جامع ادغام شوند می توان در هر لحظه به داده ها دسترسی داشته و گزارش دلخواه را ایجاد نموده که تمام تغییرات را افراد در لحظه بتوانند مشاهده نمایند. این امر موجب افزایش ارتباطات بین اعضای تیم و در امور سازمان می شود.

• کاهش سیلو

سیلو به معنی بخش هایی که تیم ها بطور مستقل از یکدیگر فعالیت می کنند و منافع متضاد از یکدیگر داشته که موجب کاهش بهره وری شرکت می شود. نرم افزار های ERP به کسب و کار ها کمک می کنند که اهداف عمومی طراحی نموده و برنامه ها را با یکدیگر به اشتراک می گذارند. تیم ها پس از دسترسی به داده های مشترک، بخش های مختلف را با یکدیگر مقایسه نموده و اهداف بزرگتر را مدیریت نمایند.

معایب استفاده از نرم افزار ERP چیست؟

سیستم ERP برای بسیاری از کسب و کارها ضروری می باشد چرا که سبب مدیریت و بهینه سازی داده ها در سازمان می شود. اما باید توجه نمایید که این سیستم می تواند معایبی داشته باشد. از جمله:

• هزینه بالا

• پیاده سازی دشوار آن

• نیازمند مدیریت تغییرات

چه موقع یک کسب و کار به نرم افزار ERP نیاز دارد؟

تمامی کسب و کار ها در ابعاد بزرگ و کوچک برای افزایش بهره وری و رشد کسب و کارشان و مدیریت هزینه ها به نرم افزار ERP نیاز دارند. اما برخی موارد وجود دارد که سازمان ها با وجود این دلایل حتما باید از این نرم افزار استفاده نمایند:

• کاهش سرعت انجام امور به دلیل نبود سیستم پردازش داده یکپارچه

زمانی که شما از چند سیستم در سازمانتان استفاده می نمایید نظم کارها کمتر شده و برخی موارد ممکن است فراموش شوند چرا که اطلاعات زیادی در سیستم های مختلف بصورت پراکنده هستند. اما استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه کمک زیادی به انجام امور در زمان مقرر و با سرعت بالا می نماید.

• رفع مشکل زمان بندی تولید

یکی از امور مهم در هر کسب و کاری توانایی تولید محصول با کیفیت و ارائه به موقع آن در زمان بندی مناسب می باشد. امروزه که هزینه های نیروی انسانی و مواد اولیه تولید محصولات در نوسان بوده و با افزایش همراه است استفاده از نرم افزار ERP مناسب امری بسیار مهم و ضروری می باشد. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید برنامه ریزی طبق عرضه و تقاضا و جهت نیاز بازار تنظیم نمایید و تولید محصولات خود را بهینه تر نمایید.

• مشتریان ناراضی

امروزه تنوع محصولات و خدمات بسیار زیاد است و مشتریان گزینه های زیادی برای انتخاب دارند و اگر مشتری ناراضی باشد دوباره از محصول و خدمات شما استفاده نخواهد کرد. نرم افزار ERP داده ها را در اختیار شما قرار می دهد که امکان برقراری ارتباط با مشتری راحت تر شود.

• ارائه گزارش های درست و تکمیلی

ارائه گزارش به سازمان های دیگر و سایر تیم ها امری بسیار وقت گیر می باشد که اگر این کار بصورت خودکار انجام شود می توانید در زمان صرفه جویی نمایید. شما با استفاده از نرم افزار ERP می توانید با استفاده از داده های معتبر گزارش های مناسبی را ارائه نمایید.

چرا باید از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنیم؟

استفاده از نرم افزار ERP می تواند تاثیرات بسیار مثبتی در سازمان ایجاد نماید. استفاده از سیستمی که بتواند به تمام امور سازمان نظم ببخشد در بسیاری از سازمان ها ضرورت دارد.

• بهره وری بالاتر: زمانی که از نرم افزاری استفاده می نمایید تا بسیاری از امور سازمان را نظم ببخشد، می توانید امور را با منابع کمتری انجام دهید.

• بینش عملی: زمانی که شما داده ها و اطلاعات دقیقی در دست داشته باشید، می توانید تصمیم گیری ها را سریع تر و دقیق تر انجام دهید.

• گزارش دهی سریع: استفاده از نرم افزار مناسب سبب می شود امر گزارش دهی را سریع تر انجام دهید.

• ریسک کمتر: زمانی که شما داده های دقیق از هر بخش سازمان دارید به راحتی می توانید آن ها را تجزیه و تحلیل نموده و تا حد زیادی ریسک ها را کاهش دهید.

• ساده سازی مهندسی اطلاعات: زمانی که شما اطلاعات دقیق از هر بخش سازمان داشته باشید می توانید راهکار های آسان تری برای رفع مشکلات بیابید.

نرم افزار ERP و CRM چه ارتباطی با هم دارند؟

نرم افزار CRM برای مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده می شود که در واقع بخش کوچکی از نرم افزار ERP می باشد. نرم افزار CRM بر روی افزایش فروش و ارتباط بهتر با مشتریان تمرکز دارد اما با استفاده از نرم افزار ERP بر تمام بخش های سازمان و منابع موجود در سازمان می توانید تمرکز نمایید.