تمامی سازمان ها فارغ از ابعاد آن ها سعی در بهبود عملکرد سازمان در بخش های مختلف دارند. یکی از بخش هایی که در موفقیت سازمان تاثیر به سزایی دارد بخش منابع انسانی می باشد که باید به درستی بهینه و مدیریت شوند. استفاده درست از منابع انسانی و تخصیص درست وظایف به هر شخص اهمیت بسیاری دارد. امروزه به دلیل اهمیت بالا این موضوع نرم افزار HRM جهت مدیریت منابع انسانی طراحی و تولید شده است که در این مقاله آروین بنیان مفصلا به بررسی این نرم افزار و ضرورت استفاده از آن می پردازد.

مدیریت منابع انسانی HRM چیست؟

مدیریت منابع انسانی (HRM) مخفف عبارت Human Resource Management می باشد که فرآیند های مربوط به منابع انسانی در سازمان را مدیریت می نمایند. فرآیند هایی همچون استخدام افراد، آموزش نیروی انسانی، تدوین استراتژی های حفظ و نگهداری افراد و .... برخی از امور مربوط به مدیریت منابع انسانی می باشد. در واقع مدیریت منابع انسانی استفاده از افراد متخصص برای دستیابی به اهداف سازمان می باشد.

نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM) چیست؟

نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM) برای کمک به صاحبین کسب و کار ها جهت مدیریت و توسعه پرسنل طراحی و تولید شده است. شما می توانید با استفاده از ارزیابی عملکرد بهره وری کارمندان را افزایش دهید و بسیاری از امور در سازمان را ساده سازی نمایید. نرم افزار HR به کارمندان کمک می کند تا بتوانند زمان و منابعع در دسترس را بهتر مدیریت نموده و در جهت درست تلاش نمایند. امروزه اکثریت این سیستم ها مبتنی بر ابر بوده که امکان اشتراک اطلاعات وجود دارد و امکان ادام با سایر نرم افزار ها وجود دارد.

نرم افزار منابع انسانی چه کاری انجام می دهد؟

نرم افزار منابع انسانی با کاهش اسناد کاغذی و خودکار سازی امور دستی، ارائه گزارش ها، سازمان دهی اطالاعات پرسنل به بخش امور منابع انسانی کمک می نماید. برخی از عملکرد هایی که این نرم افزار برای سازمان ها ارائه می نماید:

• ردیابی سازمان

• مدیریت عملکرد ها

• ردیابی اهداف

• ذخیره و سازماندهی اطلاعات

• ایجاد گردش کار

• آموزش کارکنان

• سنجش رضایت کارکنان

• نظارت بر تغییرات داده ها

مزایای نرم افزار منابع انسانی چیست؟

نرم افزار مدیریت منابع انشانی مزایا زیادی دارد که بزرگترین آن صرفه جویی در زمان می باشد. در این بخش به برخی دیگر از مزایای نرم افزار منابع انسانی می پردازیم:

• کاهش خطاها
• دریافت بازخورد مستمر
• به دست آوردن تجزیه و تحلیل های دقیق
• سازماندهی استاد و داده ها
• ساده سازی فرآیند
• بهبود برنامه ریزی

انواع نرم افزارهای منابع انسانی

انواع نرم افزار های مدیریت منابع انسانی وجود دار که با توجه به نیاز سازمانتان باید از آن ها استفاده نمایید. در این بخش به معرفی چند مورد از این انواع نرم افزار HRM می پردازیم:

• سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

این سیستم برای مدیریت اطلاعات منابع انسانی کاربرد دارد که در بخش هایی همانند ذخیره داده های کارمندان، استخدام متقاضیان و ردیابی آنها، مدیریت حقوق و دستمزد افراد ایفای نقش می نماید. HRIS می تواند به عنوان سیستم مستقل طراحی و تولید شود که با سایر سیستم ها ادغام می شود و یا به عنوان پایگاه داده اصلی در یک سیستم باشد.

• سیستم ردیابی متقاضی (ATS)

ATS نرم افزاریست که جهت ساده سازی فرآیند استخدام از ابتدا تا انتهای فرآیند یاری می رساند. وظایفی مانند ارسال فرصت های شغلی در پلتفرم های مختلف، ذخیره داده های متقاضیان و انتخاب و گزینش افراد مناسب بر عهده این سیستم می باشد.

ماژول منابع انسانی در نرم افزار ERP

سیستم های ERP برای مدیریت منابع در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد که بخش های مختلفی از سازمان را در بر می گیرد. نرم افزار ERP شامل ماژول های مختلفی از جمله امور مالی، منابع انسانی، حسابداری و ..... می باشد. یکی از ماژول های کلیدی در ERP بخش منابع انسانی می باشد که جهت مدیریت داده های کارمندان و تسهیل فرآیند های منابع انسانی می باشد. نرم افزار HRM در یک سیستم ERP می تواند سبب شود کل فرآیند های مربوط به کارمندان از ابتدا تا انتهای فعالیت آن ها در سازمان به خوبی مدیریت شوند.

بهترین نرم افزار منابع انسانی چه ویژگی هایی دارد

نرم افزار منابع انسانی می توانند ویژگی های مختلفی داشته باشند اما برای انتخاب نرم افزار مناسب بهتر است ویژگی هایی که در این بخش به آن ها اشاره نمودیم را جهت انتخاب نرم افزار HRM در نظر بگیرید:

• عملکرد های اصلی منابع انسانی : نرم افزار منابع انسانی مناسب باید عملکرد های اصلی منابع انسانی مثل سوابق کارکنان ، حضور و غیاب، ردیابی زمان و پردازش حقوق و دستمزد را داشته باشند.

• مدیریت عملکرد : مدیریت عملکرد شامل تعیین اهداف، ردیابی عملکرد و ابزارهای بازخورد کارکنان می باشد که باید در نرم افزار مدیریت منابع انسانی وجود داشته باشند.

• فرآیند استخدام : نرم افزار HRM مناسب باید دارای ابزار هایی باشند که فرآیند استخدام را به درستی مدیریت نمایند تا بتوانید بهترین افراد متناسب با رده شغلی انتخاب نمایید.

• یادگیری و توسعه : در برخی از نرم افزار های HRM شما می توانید برای آموزش و توسعه اطلاعات کارمندان برنامه ریزی نمایید و از ماژول یادگیری آنلاین و ردیابی آموزش بهره مند شوید.

• گزارش و تجزیه و تحلیل : نرم افزار HRM حتما باید از ویژگی گزارش دهی و تجزیه و تحلیل از جمله تجسم داده ها و توانایی تولید گزارش برخوردار باشند.

• خود سرویس کارکنان : نرم افزار های HRM قابلیت ارائه خدمات به صورت سلف سرویس را دارند تا کاربران بتوانند نیاز خود را رفع نمایند. دسترسی به اطلاعات شخصی توسط کارمندان، به روز رسانی اطلاعات، مشاهده صورتحساب ها، درخواست مرخصی و ..... از مزایای این نرم افزار ها می باشد.

• انطباق و پشتیبانی قانونی : نرم افزار منابع انسانی می تواند به سازمان ها کمک کند تا افراد قوانین مربوط به سازمان را رعایت نمایند.

• گزارش لحظه به لحظه : نرم افزار مدیریت منابع انسانی با گزارش لحظه به لحظه از فرآیند های مربوط به منابع انسانی سازمان منجر به ساده سازی و ردیابی این فرآیند می شود. این نرم افزار غالبا شامل ردیابی آموزشی کارکنان، پرسش نامه ها، امضای الکترونیکی می باشد تا اطمینان حاصل شود که منابع انسانی جدید تجربه ای مثبت کسب می نمایند.